COMUNICADO POLÍTICA DE REGALOS, HOSPITALIDAD Y BENEFICIOS SIMILARES
En ACEA PERÚ, reconocemos que los regalos y atenciones son comunes en el ámbito empresarial. Sin embargo, mantenemos una política de tolerancia cero frente al fraude y la corrupción. Por ello, hemos establecido lineamientos claros para la aceptación y el otorgamiento de regalos y hospitalidad, asegurando que todas las decisiones comerciales se basen en el beneficio de la organización y se tomen con integridad y objetividad.
- Principios Clave:
- Integridad y Juicio Imparcial: No se deben aceptar ni otorgar regalos u hospitalidades que puedan comprometer el juicio o la integridad de nuestros colaboradores. Todas las decisiones de compra y negociación deben estar debidamente sustentadas y libres de influencias externas.
- Prohibición de Solicitudes No Autorizadas: Está estrictamente prohibido solicitar regalos, dinero o equivalentes para ACEA PERÚ o en su nombre, a menos que cuenten con autorización expresa del Oficial de Cumplimiento y la Gerencia General.
- Consulta Obligatoria: En caso de duda sobre la aceptación o entrega de un obsequio, los empleados deben consultar con el Oficial de Cumplimiento. La respuesta deberá ser emitida por correo electrónico como constancia.
2. Aceptación de Regalos y Hospitalidad:
- Reporte y Autorización: Cualquier regalo u hospitalidad cuyo valor individual o acumulado supere los montos considerados razonables por ACEA PERÚ requiere autorización previa del Oficial de Cumplimiento. Todos los regalos recibidos deben ser reportados al Oficial de Cumplimiento en un plazo máximo de dos (2) días para su registro.
- Rechazo y Devolución: Los regalos que no cumplan con esta política deben ser rechazados o devueltos. Si la devolución no es posible, deben reportarse y entregarse al Oficial de Cumplimiento para que se determine su destino en coordinación con la Gerencia General.
3. Regalos y Hospitalidades Permitidos:
Se permite aceptar regalos de valor modesto o simbólico, siempre que no representen un conflicto de interés ni comprometan la independencia del trabajador. Ejemplos incluyen artículos promocionales de bajo valor como lapiceros, cuadernos o agendas. Estos obsequios deben ser parte de prácticas habituales de merchandising y no deben exceder un valor razonable ni interpretarse como intentos de influir en decisiones comerciales o laborales. Los regalos y la hospitalidad deben recibirse en un momento y circunstancias apropiadas, evitando cualquier posibilidad de influir en decisiones de negocios o generar sospechas de favoritismo. No se pueden aceptar regalos ni hospitalidad durante procesos de contratación de servicios o en cualquier otra situación que comprometa la objetividad. Se permiten regalos en temporadas festivas, siempre que no sean ostentosos ni generen conflictos de interés.
4. Regalos No Permitidos:
- Dinero en efectivo, bonos o valores negociables.
- Bebidas alcohólicas.
- Regalos durante procesos de contratación o negociación de contratos.
- Atenciones o invitaciones de proveedores o clientes a cambio de ventajas.
- Regalos ostentosos o de gran tamaño sin autorización.
- Recibir regalos corporativos en direcciones distintas a la de ACEA PERÚ.
5. Otorgamiento de Regalos y Hospitalidad:
Los regalos y la hospitalidad deben ser modestos, apropiados y razonables, dados de buena fe para construir relaciones sin generar compromisos indebidos. No se deben ofrecer ni pagar regalos a funcionarios gubernamentales o sus familiares. Está prohibido ofrecer, dar, solicitar o aceptar regalos ilegales o inadecuados, incluyendo efectivo o equivalentes, vehículos, personal, servicios o préstamos en el contexto de los negocios de ACEA PERÚ. El otorgamiento de regalos a proveedores, clientes y socios de negocio requiere la aprobación expresa del Oficial de Cumplimiento y la Gerencia General.
6. Monitoreo y Cumplimiento:
El Oficial de Cumplimiento es responsable de garantizar el cumplimiento de esta política mediante procedimientos de denuncia, revisión periódica de capacitaciones y análisis de incidentes. El incumplimiento de esta política se considera una falta grave y conlleva consecuencias legales, operativas y reputacionales, sancionándose conforme a los reglamentos internos y la legislación vigente.
7. Denuncias y Consultas:
En caso de detectar un incumplimiento o tener dudas sobre la aplicación de esta política, es obligatorio contactar inmediatamente al Oficial de Cumplimiento. Puedes hacerlo directamente o a través de nuestros canales facilitados:
- Canal Ético: https://canaletico.aceaperu.com/
- Dirección Postal: Amador Merino Reyna 281, oficina 901A, San Isidro.
Esta política es de cumplimiento obligatorio para todos los trabajadores de ACEA PERÚ y puede ser modificada por la empresa cuando lo considere necesario.